Caso ilustrativo · Clínica dental

Qué puede ganar una clínica dental con un agente que contesta siempre

Qué puede ganar una clínica dental con un agente que contesta siempre

Imagina una clínica dental en Valencia con 2 dentistas, 1 higienista y 1 recepcionista. Los dentistas y la higienista pasan el día en el gabinete con los guantes puestos, y la recepcionista atiende a quien llega, cobra y explica presupuestos en el mostrador mientras el teléfono sigue sonando. Por la noche y los fines de semana, nadie lo coge. En esta página te enseñamos, paso a paso y con las cuentas a la vista, qué cambiaría si esa clínica tuviera un agente de voz y de WhatsApp conectado a su agenda.

Imagina una clínica dental en Valencia con 2 dentistas, 1 higienista y 1 recepcionista. Los dentistas y la higienista pasan el día en el gabinete con los guantes puestos, y la recepcionista atiende a quien llega, cobra y explica presupuestos en el mostrador mientras el teléfono sigue sonando. Por la noche y los fines de semana, nadie lo coge. En esta página te enseñamos, paso a paso y con las cuentas a la vista, qué cambiaría si esa clínica tuviera un agente de voz y de WhatsApp conectado a su agenda.

Caso ilustrativo. Las cifras son una estimación de ejemplo, no resultados de un cliente real.

Caso ilustrativo. Las cifras son una estimación de ejemplo, no resultados de un cliente real.

Caso ilustrativo

Una clínica dental que ya no pierde llamadas

Una clínica dental que ya no pierde llamadas

EJEMPLO · 24/7

Así podría cambiar el día a día de una clínica dental con un agente de voz y WhatsApp conectado a su agenda.

LLAMADAS · WHATSAPP · AGENDA · RECORDATORIOS

LLAMADAS · WHATSAPP · AGENDA · RECORDATORIOS

Estimación de ejemplo, no resultados de un cliente real

Situación de partida

Lo que pasa en tu clínica mientras atiendes

Lo que pasa en tu clínica mientras atiendes

Tres gabinetes y una sola recepción. Cuando la recepcionista atiende en el mostrador, nadie coge el teléfono.

Y en el gabinete nadie puede soltar lo que está haciendo, así que la llamada se queda sin contestar.

  • Llamadas fuera de horario. Mucha gente llama al salir del trabajo, a mediodía o en fin de semana para pedir una primera visita o preguntar un precio.

  • Pacientes que no vuelven a llamar. Si nadie contesta, una parte llama a otra clínica.

  • Ausencias sin avisar. Una limpieza o una sesión de tratamiento que se olvida deja un hueco largo en la agenda, difícil de llenar a última hora.

  • Tiempo de recepción en el teléfono. Confirmar, cambiar y recordar citas, y responder siempre a las mismas preguntas, se come horas cada semana.

IMPLANTACIÓN

Qué se implanta

Qué se implanta

01

Agente de voz

Contesta todas las llamadas, de día y de noche. Se presenta como asistente virtual de la clínica, responde a las preguntas frecuentes (horarios, precios que indique la clínica, como el de la primera visita o la limpieza, formas de pago, ubicación, qué traer a la primera visita) y reserva, cambia o anula citas.

01

Agente de voz

Contesta todas las llamadas, de día y de noche. Se presenta como asistente virtual de la clínica, responde a las preguntas frecuentes (horarios, precios que indique la clínica, como el de la primera visita o la limpieza, formas de pago, ubicación, qué traer a la primera visita) y reserva, cambia o anula citas.

02

Agente de WhatsApp

Atiende los mensajes con la misma información y las mismas reglas que el teléfono, para que el paciente elija cómo prefiere hablar.

02

Agente de WhatsApp

Atiende los mensajes con la misma información y las mismas reglas que el teléfono, para que el paciente elija cómo prefiere hablar.

03

Conexión con la agenda

El agente ve los huecos reales de cada dentista y de la higienista y apunta las citas directamente en el calendario de la clínica: primeras visitas, revisiones, limpiezas y cambios de citas ya programadas. Sin dobles reservas.

03

Conexión con la agenda

El agente ve los huecos reales de cada dentista y de la higienista y apunta las citas directamente en el calendario de la clínica: primeras visitas, revisiones, limpiezas y cambios de citas ya programadas. Sin dobles reservas.

04

Recordatorios automáticos

El día antes, el paciente recibe un WhatsApp con su cita y puede confirmarla o cambiarla en el momento. Si la anula, el hueco queda libre para otra persona.

04

Recordatorios automáticos

El día antes, el paciente recibe un WhatsApp con su cita y puede confirmarla o cambiarla en el momento. Si la anula, el hueco queda libre para otra persona.

Lo que el agente no hace: no da diagnósticos, no recomienda tratamientos ni da presupuestos cerrados, y solo pide los datos necesarios para la cita. Si alguien pide hablar con una persona, le pasa la llamada al equipo. Fuera de horario, si alguien llama por una urgencia, le da la información de urgencias que la clínica haya indicado. Antes de ponerlo en marcha, la clínica revisa y prueba el agente hasta que responde como quiere.

Lo que el agente no hace: no da diagnósticos, no recomienda tratamientos ni da presupuestos cerrados, y solo pide los datos necesarios para la cita. Si alguien pide hablar con una persona, le pasa la llamada al equipo. Fuera de horario, si alguien llama por una urgencia, le da la información de urgencias que la clínica haya indicado. Antes de ponerlo en marcha, la clínica revisa y prueba el agente hasta que responde como quiere.

Un día normal

Cómo funciona un día normal

Cómo funciona un día normal

8:30. Antes de abrir. Una paciente llama para mover su limpieza del martes. El agente le ofrece dos huecos libres con la higienista, ella elige el jueves a las 19:00 y la agenda se actualiza sola.

10:15. Los tres gabinetes ocupados y recepción cobrando. Llama una persona que quiere una primera visita. El agente le explica qué incluye y lo que cuesta, según lo que ha indicado la clínica, le dice que traiga sus radiografías si las tiene y le reserva cita para el día siguiente.

12:30. Una pregunta de precio. Alguien escribe por WhatsApp para saber cuánto cuesta un implante. El agente no da presupuestos: le explica que el precio depende de la valoración del dentista y le reserva una cita de valoración.

16:00. Una llamada que necesita a una persona. Un paciente quiere hablar con su dentista sobre unas molestias después de un tratamiento. El agente no entra en temas clínicos y le pasa la llamada al equipo en ese momento.

21:45. Clínica cerrada. Una paciente llama porque se le ha roto una muela y le duele. El agente no valora la situación: le da el teléfono de urgencias que ha indicado la clínica y, como ella lo pide, le reserva la primera cita libre de mañana.

Al día siguiente. Los pacientes reciben su recordatorio por WhatsApp. Uno no puede venir a su revisión y la anula; el agente ofrece ese hueco a quien llame después.

Estimación de impacto

Estimación de impacto

Caso ilustrativo. Las cifras son una estimación de ejemplo, no resultados de un cliente real.

01

~19 citas al mes

Citas que antes se perdían por llamadas sin contestar.

01

~19 citas al mes

Citas que antes se perdían por llamadas sin contestar.

02

~9 ausencias menos al mes

Gracias a los recordatorios por WhatsApp.

02

~9 ausencias menos al mes

Gracias a los recordatorios por WhatsApp.

03

~8 horas al mes

Tiempo de teléfono que el equipo deja de dedicar.

03

~8 horas al mes

Tiempo de teléfono que el equipo deja de dedicar.

04

~1.680 € al mes

Valor estimado de las citas recuperadas.

04

~1.680 € al mes

Valor estimado de las citas recuperadas.

Supuestos de partida y cómo salen las cuentas

Supuestos de partida y cómo salen las cuentas

01

Supuestos de partida

100 llamadas por semana. 20 % fuera de horario y 20 % en horario sin contestar. 50 % quieren cita y 40 % no vuelven a llamar. Ausencias del 7 % al 5 % con recordatorios. Valor medio por cita: 60 €, como una limpieza; sin contar tratamientos posteriores.

01

Supuestos de partida

100 llamadas por semana. 20 % fuera de horario y 20 % en horario sin contestar. 50 % quieren cita y 40 % no vuelven a llamar. Ausencias del 7 % al 5 % con recordatorios. Valor medio por cita: 60 €, como una limpieza; sin contar tratamientos posteriores.

02

Cómo salen las cuentas

Citas: 36 llamadas × 50 % × 40 % × 60 % ≈ 4,3 por semana, unas 19 al mes. Ausencias: 450 × 2 % ≈ 9 menos al mes. Tiempo: 64 llamadas × 60 % × 3 min ≈ 8 h al mes. Valor: (19 + 9) × 60 € ≈ 1.680 € al mes.

02

Cómo salen las cuentas

Citas: 36 llamadas × 50 % × 40 % × 60 % ≈ 4,3 por semana, unas 19 al mes. Ausencias: 450 × 2 % ≈ 9 menos al mes. Tiempo: 64 llamadas × 60 % × 3 min ≈ 8 h al mes. Valor: (19 + 9) × 60 € ≈ 1.680 € al mes.

03

Minutos de voz

100 llamadas × 4,33 semanas × 2,5 min ≈ 1.080 min al mes, por debajo de los 1.500 que incluye el plan Essential.

03

Minutos de voz

100 llamadas × 4,33 semanas × 2,5 min ≈ 1.080 min al mes, por debajo de los 1.500 que incluye el plan Essential.

Cuánto cuesta frente a lo que recupera

Cuánto cuesta frente a lo que recupera

01

299 €/mes + IVA

Plan Essential: 1.500 minutos de voz, 5.000 interacciones de WhatsApp, conexión con la agenda y soporte.

01

299 €/mes + IVA

Plan Essential: 1.500 minutos de voz, 5.000 interacciones de WhatsApp, conexión con la agenda y soporte.

02

490 € de puesta en marcha

Pago único. Con IVA (361,79 €/mes), que muchas clínicas dentales no deducen, la cuota se cubre con unas 7 citas.

02

490 € de puesta en marcha

Pago único. Con IVA (361,79 €/mes), que muchas clínicas dentales no deducen, la cuota se cubre con unas 7 citas.

03

~1.680 € al mes recuperados

Estimación de ejemplo: unas 19 citas y 9 ausencias menos al mes, con 60 € por cita.

03

~1.680 € al mes recuperados

Estimación de ejemplo: unas 19 citas y 9 ausencias menos al mes, con 60 € por cita.

04

Caso ilustrativo

Las cifras son una estimación de ejemplo, no resultados de un cliente real.

04

Caso ilustrativo

Las cifras son una estimación de ejemplo, no resultados de un cliente real.

Siguiente paso

¿Cuánto podría recuperar tu clínica?

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PLANES

Plan recomendado

Plan recomendado

ESSENTIAL

299 €/mes + IVA

1.500 minutos de voz

5.000 interacciones de WhatsApp

Agente personalizado

Agenda y citas

Mantenimiento

Soporte estándar

Implantación 490 € + IVA (pago único)

PRO

499 €/mes + IVA

3.000 minutos de voz

10.000 interacciones de WhatsApp

Todo lo de Essential

Automatizaciones avanzadas

Más personalización

Soporte prioritario

Implantación 490 € + IVA (pago único)

CUSTOM

A medida

Varias clínicas o grupos

Software de gestión propio

Automatizaciones a medida

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